Die Logistik eines Unternehmensumzugs verwalten: Tipps und Tricks

Die Logistik eines Unternehmensumzugs kann schnell zur Herausforderung werden. Ein Standortwechsel erfordert zweifellos viel Planung, Vorbereitung, und kann schnell zur logistischen Herausforderung werden. Jährlich ziehen rund 20.000 bis 30.000 Unternehmen in neue Räumlichkeiten. Ein geschäftlicher Umzug erfordert eine gute Koordination und ist oft mit viel Zeit und Stress verbunden. Aber wie stellen Sie sicher, dass der Umzug erfolgreich verläuft?

INHALTSVERZEICHNIS

1. Transport und Lagerung
2. Kommunikation
3. Raumaufteilung
4. Während des Umzugs
5. Nach dem Umzug

Transport und Lagerung

Im Optimalfall haben Sie ein professionelles Umzugsunternehmen engagiert, dass Ihnen die Logistik eines Unternehmensumzuges erleichtert und bei dem Transport und der Koordination zur Seite steht. Legen Sie am besten einen festen Ansprechpartner fest, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.

Das Umzugsunternehmen muss klar darüber informiert werden, was und wann bewegt werden muss. Es ist sinnvoll, in Zusammenarbeit mit dem Umzugsunternehmen einen Plan zu erstellen. In diesem Plan sollte deutlich gemacht werden, wer für die Details zuständig ist. Hier können unter anderem Punkte aufgeteilt werden, wie:

• Wer packt alles ein und aus?
• Wie viele Umzugskartons werden benötigt?
• Wer zerlegt und baut die Möbel wieder zusammen
• Wer erstellt den Zeitplan

Tipp: Keske Umzüge stellt Ihnen das optimale Verpackungsmaterial zur Verfügung!

Kommunikation

Ein Umzug kann einen großen Einfluss auf den Arbeitsweg der Mitarbeiter haben, was bedeutet, dass nicht jeder darüber glücklich sein wird. Einzelne Gespräche sollten geführt werden, um festzustellen, was die neuen Entfernungen sind und welche Mitarbeiter in der Lage sind, am neuen Standort zu arbeiten, im Zweifelsfall kann auch ein Umzug in Betracht genommen werden.

Es ist wichtig, regelmäßige Updates zu allen Besonderheiten des Firmenstandortwechsels an die Mitarbeiter weiterzuleiten. Dies kann zum Beispiel über einen Newsletter oder eine, für diesen Zweck erstellte, Gruppe bei einem Nachrichtendienst erfolgen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass die Mitarbeiter einen Ansprechpartner haben, an den sie sich mit all ihren Ideen, Fragen und Sorgen wenden können.

Es wird auch notwendig sein, mit allen internen und externen Beziehungen des Unternehmens über den bevorstehenden Umzug zu kommunizieren, wie z.B.

• Weitergabe von Adressänderungen und dem Datum des Umzugs an Unternehmenspartner und Stammkunden
  (Zum Beispiel über eine Rundmail oder einem gut sichtbaren Banner auf der Unternehmenswebseite)
• Briefkopf anpassen
• Firmen-Umschläge anpassen
• Anpassung der laufenden Werbung
• Anpassung der Außenbeschriftung
• Anpassung der Website-Kontaktseite
• Anpassung des Impressums
• Firmeneintrag auf Google und eventuell anderen Registern ändern
• E-Mail-Signatur anpassen

Natürlich sind Sie auch gesetzlich, verpflichtet Sie auch offizielle Stellen von der Adressänderung informieren. Dazu gehört:

• Berufsgenossenschaft
• Gewerbeamt
• Industrie- und Handelskammer (IHK)
• Finanzamt
• Banken und Versicherungen
• Bundesagentur für Arbeit
• Beitragsservice des öffentlich-rechtlichen Rundfunks

Tipp: Weitere Informationen mit Erläuterungen finden auf selbststaendig.de

Die Raumaufteilung und Einrichtung des neuen Büros

Renovierungen und Reparaturen müssen frühzeitig geplant und im Voraus durchgeführt werden. Der Strom, die Telefonleitungen und das Internet müssen getestet und funktionstüchtig sein, bevor der Umzug stattfindet. Die IKT-Einrichtung muss bereitstehen und problemlos laufen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Das neue Layout des Inventars sollte bekannt und für alle klar dokumentiert und zugänglich sein. Während des Umzugs sollten Koordinatoren in beiden Büros anwesend sein, um als Ansprechpartner für alle Beteiligten zu dienen und sicherzustellen, dass der Umzug planmäßig verläuft. Alle Räume sollten klar codiert und alle Umzugskartons Aufkleber oder eine Aufschrift mit der entsprechenden Codierung erhalten.

Während des Umzugs

Stellen Sie sicher, dass die Koordinatoren sowohl im alten als auch im neuen Büro anwesend sind, um als Ansprechpartner für alle Beteiligten zu dienen und sicherzustellen, dass der gesamte Umzug wie geplant verläuft. Alle Räume sollten klar codiert sein und alle Umzugskartons und anderes Inventar sollten Aufkleber mit der richtigen Codierung haben.

Nach dem Umzug

Erkundigen Sie sich bei der Umzugsfirma, ob alles wie geplant abgelaufen ist, welche Probleme aufgetreten sind und alle Arbeiten korrekt ausgeführt wurden. Es ist auch nützlich, die eigene IT-Abteilung in der ersten Woche freizuhalten, um nachträgliche Änderungen vorzunehmen und zu überwachen.

Die erste Woche eignet sich auf perfekt, um die neuen Büroräume zu dekorieren und eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Obwohl jeder Firmenumzug auf ganz eigene Schwierigkeiten trifft, ist der obige Plan ein guter Ausgangspunkt für die Planung der Logistik eines Unternehmensumzugs

Weitere hilfreiche Tipps & Tricks in unserem Ratgeber